MS. EXCEL- CALCULOS NUMERICOS

FUNCIONES

1. Pegado especial

Si se requiere solo copiar algunos elementos, evitando copiar formatos o fórmulas indeseadas, lo primero que hay que hacer, después de copiar la celda (Ctrl+C), es pulsar Ctrl+Alt+V para realizar el pegado especial y seleccionar los valores que se quieren copiar.

Para pegar los elementos, Atl+E+S+V, aunque también se puede usar el menú desplegable y elegir la opción en el cuadro de diálogo.

2. Insertar varias filas

Al utilizar el atajo (Ctrl, Shift, +) se selecciona el número de filas que se quiera agregar y luego se insertan con ayuda del clic en el botón derecho del mouse. También se puede usar el comando "Insertar filas de hoja", pero solo si se seleccionaron antes las filas a añadir.

3. Relleno Rápido

Cuando se necesita ingresar o cambiar muchos datos de forma rápida y precisa, el relleno rápido es un "método asombroso".

Para activarlo se elige "Relleno Rápido" en la pestaña de "Datos, o se puede pulsar Ctrl+E. Si no aparece, Microsoft recomienda probar en "Avanzado" y "Relleno Rápido Automático".

4. Índice y coincidir

Utilizadas para realizar búsquedas complejas, si se unen ambas funciones permiten extraer datos y valores concretos de grandes hojas de cálculo.

"Índice" tiene dos sintaxis: matricial y de referencia. La primera (matriz; núm_fila; [núm_columna]) sirve para hacer búsquedas.

"Coincidir"(valor_buscado,matriz_de_busqueda;[tipo_de_coincidencia]) se utiliza para encontrar la posición de un valor en una lista.

5. Suma Rápida

Casi todos saben hacerlo, pero Harvard destacó que se puede generar la celda al final de una fila o columna en apenas unos segundos.

Si se selecciona la celda nueva y se pulsa Ctrl + Shift + "=" se realiza la "autosuma".

6. CTRL Z / CTRL Y

No sólo se puede utilizar CTRL + Z para revertir errores. También se puede lograr con el comando Ctrl + Y.

Es útil para recuperar algo que por error se eliminó con Ctrl + Z.

7. Eliminar Duplicados

Para borrar valores repetidos en cualquier conjunto de datos, la Universidad de Harvard recomendó colocar lo que se desea eliminar en una nueva hoja. Así, el sistema deja por defecto el primer valor que aparece en la tabla y no se pierden los datos en caso de error.

Se puede activar al seleccionar la tabla, luego en la pestaña de "Datos" y haciendo clic en "Quitar duplicados". Excel preguntará a qué columna se aplicará el cambio.

8. Inmovilizar paneles

Para ejecutarlo se elige la parte de la hoja de cálculo que se desea congelar y luego en el menú, hacer clic en "vista" o "visualización". Enseguida se selecciona "inmovilizar fila superior" e "inmovilizar columna", al tiempo de pulsar lo que se quiere congelar.

Inmovilizar filas y columnas ayuda a contrastar datos que se tienen lejos de otros en una hoja de cálculo.

9. F4

En Excel, F4 crea una referencia absoluta, o repite la acción o comando más reciente.

La mayoría de las veces repetirá la última acción, pero si se pulsa mientras se tiene resaltada una celda con una fórmula, desplegará opciones de posibles referencias.

10. CTRL + Flechas de teclado

En grandes bases de datos, permite acceder a la última cifra en unos segundos. También sirve para seleccionar datos y maximizar la productividad.

FORMULAS PRINCIPALES

Excel es, con permiso de Google Sheets, la aplicación hoja de cálculo por excelencia, valga la redundancia. Con Excel puedes hacer de todo, si sabes usar las fórmulas apropiadas. Las fórmulas de Excel son el corazón del programa, pues son las que se encargan de hacer el "cálculo" de la hoja de cálculo.

Operaciones matemáticas simples

Antes de entrar en fórmulas más complicadas, veamos cómo hacer las operaciones matemáticas más simples: sumas, restas, multiplicaciones y divisiones. Técnicamente solo la suma es una fórmula, pues en el resto de los casos se usan operadores especiales.

Suma: esta fórmula suma los valores de las celdas en su interior. Soporta tanto celdas separadas como intervalos. Ejemplo: =SUMA(A1:A50)
Restas: para restar los valores de dos celdas debes usar el símbolo de resta "-" entre ambas. Ejemplo: = A2 - A3
Multiplicaciones: para multiplicar los valores de dos celdas debes intercalar entre ellas un asterisco *. Ejemplo: = A1 * A3 * A5 * A8
Divisiones: para dividir los valores de dos celdas debes incluir entre ellas la raya /. Ejemplo: = A2 / C2

PROMEDIO

La fórmula promedio devuelve el valor de promedio aritmético de las celdas que pases o rango de celdas que pases como parámetro. Este resultado también es conocido como media o media aritmética.

Uso: =PROMEDIO (celdas con números)
Ejemplo: =PROMEDIO (A2:B2)

MAX y MIN

Si en lugar de querer saber la media aritmética deseas conocer cuál es el mayor valor o el menor valor de un conjunto, tienes a tu disposición dos fórmulas de nombres previsibles: MAX y MIN. Las puedes usar con celdas separadas o rangos de celdas.

Uso: =MAX(celdas) / =MIN(celdas)
Ejemplo: =MAX(A2:C8) / =MIN(A2,B4,C3,29)

SI.ERROR

SI.ERROR es una fórmula que te sacará de más de un apuro. Con ella puedes evitar los errores #¡DIV/0! y similares. Esta fórmula te permite devolver un valor en el caso de que otra operación resulte un error. Esto es bastante común con divisiones, pues cualquier división entre cero dará error, pudiendo provocar una reacción en cadena de errores. La operación en cuestión puede ser una operación o cualquier otra fórmula.

Uso: =SI.ERROR( operación, valor si hay un error)
Ejemplo:=SI.ERROR (MAX(A2:A3) / MIN(C3:F9),"Ha habido un error")

SI es una de las fórmulas más potentes de EXCEL y es que con ella puedes devolver un resultado distinto según si se cumple la condición. De este modo, podrías usarlo para que una celda diga "APROBADO" si otra es un número superior a 5, o "SUSPENDIDO" si es inferior.

Uso: =SI(condición, valor si se cumple la condición, valor si no se cumple)
Ejemplo: =SI(B2="Madrid","España","Otro país")

CONTARA

CONTARA es una de las fórmulas para contar valores. A diferencia del simple CONTAR, CONTARA cuenta también valores que no sean números. Lo único que ignora son las celdas vacías, de modo que te puede ser útil para saber cuántas entradas tiene una tabla, independientemente de si los datos son numéricos o no.

Uso: =CONTARA(rango de celdas)
Ejemplo: =CONTARA(A:A)

CONTAR.SI

La fórmula CONTAR.SI es una especie de mezcla de las dos anteriores. Contará el rango de celdas especificado siempre y cuando cumplan ciertos requisitos. Estos puede ser que tengan cierto valor o que cumplan ciertas condiciones.

Uso: =CONTAR.SI(rango de celdas, criterio)
Ejemplo: =CONTAR.SI(C2:C, "Pepe")

ALEATORIO.ENTRE

Esta fórmula genera un número aleatorio entre otros dos números dados, y por tanto resulta ideal cuando necesitas elegir algo al azar. El número generado cambia cada vez que se regenera la hoja (por ejemplo, cuando escribes un nuevo valor).

Uso: =ALEATORIO.ENTRE( numero menor, numero mayor)
Ejemplo: =ALEATORIO.ENTRE (1,10)

DIAS

Los cálculos de fechas son siempre un tema peliagudo si los debes hacer a mano, pero todo es mucho más fácil cuando una fórmula hace el trabajo duro por ti. DIAS te dice el número de días que hay de diferencia entre dos fechas.

Uso: =DIAS( primera fecha, segunda fecha)
Ejemplo: =DIAS ("2/2/2018", B2)

AHORA

Otro esencial de Excel es la fórmula AHORA. Esta genera la fecha para el momento actual y es un dato que se actualizará automáticamente cada vez que abres la hoja o sus valores se recalculan (porque cambias una celda, por ejemplo). Esta fórmula no requiere de ningún parámetro.

Uso: =AHORA()
Ejemplo: =AHORA()

DIASEM

DIASEM es otra útil fórmula relacionada con fechas, que devuelve de forma numérica el día de la semana de una fecha. El lunes es el 1, el martes es el 2, y así sucesivamente, aunque hay varias formas de empezar a contar, como puedes indicar en el segundo parámetro.

Uso: =DIASEM (fecha, tipo de cuenta)

Para tipo de cuenta, debes usar uno de estos parámetros:

1: números del 1 (domingo) al 7 (sábado)
2: números del 1 (lunes) al 7 (domingo)
3: números del 0 (lunes) al 6 (domingo)
11: números del 1 (lunes) al 7 (domingo)
12: números del 1 (martes) al 7 (lunes)
13: números del 1 (miércoles) al 7 (martes)
14: números del 1 (jueves) al 7 (miércoles)
15: números del 1 (viernes) al 7 (jueves)
16: números del 1 (sábado) al 7 (viernes)
17: números del 1 (domingo) al 7 (sábado)
Ejemplo: =DIASEM (AHORA(), 2)

HIPERVINCULO

Excel convierte automáticamente las direcciones web en enlaces, pero si quieres crear un enlace con un texto distinto, necesitas usar una formula. Esa fórmula es HIPERVINCULO, con la cual puedes añadir enlaces a cualquier celda.

Uso: =HIPERVINCULO ( dirección del enlace, texto del enlace )
Ejemplo: =HIPERVINCULO ( "http://www.google.com", "Visita Google")

TRANSPONER

TRANSPONER cambia las filas por columnas y es una fórmula un poco especial. Debes aplicarla a una selección de filas que coincida de forma inversa con la tabla que quieres trasponer. Por ejemplo, si la tabla original tiene 2 filas y 4 columnas, necesitas aplicarla a 4 filas y 2 columnas. Además, es una fórmula de matriz, así que necesitas pulsar Control + Mayúsculas + Intro para aplicarla.

Uso: {=TRANSPONER { intervalo de celdas )}
Ejemplo: {=TRANSPONER ( A1:C20)}

REEMPLAZAR

REEMPLAZAR es una útil fórmula con la cual puedes insertar o reemplazar parte de un texto. No consiste en reemplazar un texto por otro (esa es la fórmula SUSTITUIR), sino en insertar un texto en determinada posición y, opcionalmente, sustituyendo parte del texto original. Con sus dos parámetros eliges en qué posición se inserta el texto, así como a cuántos caracteres se eliminarán del texto original, después de esa posición

Uso: =REEMPLAZAR ( texto original, ubicación donde se inserta, caracteres del texto original que se borran, texto a insertar )
Ejemplo: =REEMPLAZAR ( "Feliz Navidad", 6, 8, " Hanukkah")

CONCATENAR

CONCATENAR es una fórmula que te puede sacar de varios apuros. Su utilidad es tan simple como juntar varios elementos de texto en un único texto. Como parámetro no puedes especificar un rango de celdas, sino celdas individuales separadas por comas.

Uso: =CONCATENAR( celda1, celda2, celda3 ... )
Ejemplo: =CONCATENAR ( A1, A2, A5, B9)

ESPACIOS

Los espacios de más en un texto pueden ser problemáticos pues no siempre los podrás detectar a simple vista. Una forma de acabar con ellos fácilmente es con ESPACIOS, que elimina todos los espacios de más de un texto, independientemente de dónde se encuentren.

Uso: =ESPACIOS ( celda o texto con espacios de más )
Ejemplo: =ESPACIOS ( F3 )

ENCONTRAR

ENCONTRAR es una fórmula con la cual puedes saber si el texto de una celda contiene otro texto. En caso afirmativo, la fórmula devuelve la posición en el texto donde se encontró la primera concurrencia. Si no, devuelve un error (acuérdate de usar SI.ERROR para controlar estos casos).