”LA CARTA COMERCIAL”

”LA CARTA COMERCIAL”

¿Diga Ud. Porque es importante una carta comercial?

La comunicación escrita es imprescindible en la vida comercial y, puede afirmarse que sin este elemento no existirían ni los negocios ni las empresas. La cantidad de operaciones que se resuelven exclusivamente por medio de la correspondencia, es enorme, y son muchas las empresas que mantienen relaciones comerciales, conociéndose sólo a través de ella.

La correspondencia comercial es un factor insustituible para el progreso económico, lo que hace necesario preparar secretarias (os) expertos, capaces de redactar en cualquier momento, cualquier comunicación escrita.

La redacción comercial tiene formas y modalidades completamente diferentes de las que se emplean en la correspondencia familiar o en la literaria.

Las cartas con términos rebuscados ya no se usan, hoy en día la redacción es directa, los términos que se usan son conocidos, aplicando el respeto, cortesía, sentido común y tacto.

ESTILO DE LA CORRESPONDENCIA COMERCIAL

La carta comercial debe ser redactada en forma clara, precisa, breve, sencilla y de acuerdo con las normas gramaticales.

A continuación señalaremos las cualidades fundamentales que se deben tener en cuenta al redactar una carta.

1. - CLARIDAD: se entiende por claridad la característica que presenta un contenido, por medio del cual éste se presta sólo para una interpretación, permitiendo así al lector su comprensión inmediata.

2. - PRECISIÓN: se refiere a la exactitud en la expresión, dejando de lado las palabras innecesarias.

3. - BREVEDAD: las cartas deben hacerse tan cortas como sea posible, pues las comunicaciones excesivamente largas hacen perder el tiempo al que las escribe y al que deberá leerla.

4. - SENCILLEZ: significa redactar en forma espontánea, utilizando palabras de uso normal y de fácil comprensión, evitando el empleo de términos vulgares o muy rebuscados.

5. - PROPIEDAD: es el uso de las palabras más adecuadas, de acuerdo con su real significado.

Ejemplo: inadvertido - desapercibido

6. - CORRECCIÓN: es el empleo adecuado de los signos y normas gramaticales que le permiten el uso correcto de nuestro idioma.

¿Qué ventaja tiene una carta comercial?

Mientras que las cartas comerciales todavía sirven como una importante forma de comunicación profesional, 

nuevas formas de correspondencia con los clientes están a disposición del dueño del negocio. Estos métodos, tales como el correo electrónico o videoconferencia, ilustran las ventajas y desventajas de la letra escrita tradicional. Una operación comercial completa se aprovecha de todas las herramientas de comunicación útil.

Prueba de comunicación

Cartas escritas proporcionan un registro físico de la correspondencia de negocios, ya que pueden presentarse, retirarse para referencia y se mantienen durante años. No importa qué tipo de tecnología se presenta, las palabras impresas en papel son un medio que cualquiera puede entender. Esto es una ventaja sobre el correo electrónico, aunque el correo electrónico puede ser impreso, la recepción de una carta de negocios no requiere ninguna otra medida que abrirlo, leerlo y archivarlo. Impresión de mensajes de correo electrónico como confirmación por escrito debe incluir una impresora de trabajo además de la tinta y el papel adecuado. Incluso con los elementos esenciales cubiertos, atascos, fallos de software y del programa de correo electrónico pueden interferir con la vuelta de un mensaje electrónico en un solo escrito. Cuando se realiza una llamada de teléfono de la empresa, cada uno puede interpretar el resultado de otra manera, porque no hay una prueba visual de la conversación, una carta de negocios explica claramente los términos de cualquier encuentro profesional para ambas partes entienden el negocio en cuestión.

Cortesía y lenguaje

Las cartas comerciales suelen ser más profesionales en tono que el correo electrónico. Incluso en la evolución del entorno empresarial actual, la gente envía correos electrónicos plagados de jergas, emoticons y datos personales. Nadie dibujaría una cara sonriente e incluiría una cita de su película favorita en la parte inferior de una carta de ventas, sin embargo, la gente lo hace todos los días con el correo electrónico. El uso cortés de títulos y saludos también se pasa por alto cuando se hacen negocios a través de correo electrónico. Aunque se trata de una conducta aprendida, es generalizada. El lenguaje es más educado y formal cuando se escribe en papel con membrete físico oficial y es enviado por correo o entregado al destinatario, lo que supone una ventaja profesional.

Tiempo

Como dice el viejo refrán, "El tiempo es dinero", y el tiempo es la desventaja de las cartas comerciales. El envío de una carta por correo regular toma tiempo, una carta, incluso se puede perder, ser dañada o destruida en tránsito. Llamadas telefónicas de negocios, videoconferencias y correos electrónicos son una forma rápida, casi instantánea para comunicarse con un cliente, y se mueven a lo largo del negocio más rápido. Esperar una carta comercial importante puede durar varios días o semanas, dependiendo de la distancia entre los participantes.

Almacenamiento

Mientras que las cartas comerciales se pueden presentar a distancia, también ocupan mucho espacio. La naturaleza física de la carta termina siendo una desventaja cuando se trata de almacenamiento. Algunos negocios tienen salas enteras llenas de archivadores que contienen varias décadas de comunicación, el espacio que se podría utilizar para las nuevas oficinas o equipos. Puesto que la comunicación electrónica no requiere papel, los correos electrónicos de varios años encajan fácilmente en un disco duro externo o una unidad flash, y puede ser almacenada en un cajón del escritorio.

¿A que llamamos logo empresarial?

De manera habitual se le llama logo al elemento gráfico que identifica a una empresa, un proyecto, una institución, un producto… Si nos ponemos puristas, habría que distinguir tres tipos diferentes de “logos”:

• Logotipo: la palabra de la marca funciona como imagen. Es bueno cuando la palabra es muy potente (ejemplo: coca cola).

• Isotipo: diseño donde la imagen funciona sin texto (ejemplo: la manzana de Apple).

• Isologo (tipo): interacción del logotipo y del isotipo (ejemplo: Nike).

¿Qué es una Invitación formal empresarial?

Al contrario de las invitaciones informales, las formales son aquellas que se hacen mediante una carta o tarjeta de invitación para que dicha persona acuda al evento.

Diferencias entre invitaciones formales e informales

Esta es la incertidumbre que muchas personas tienen. Existen muchas diferencias, pero las esenciales son:

• Las invitaciones formales son más explicativas que las informales.
• El invitado tiene un compromiso mayor, ya que no puede decir mentiras de que no recordó dicha invitación porque el anfitrión puede desmentirlo con dicha invitación y lo podría tomar de mal gusto.

Características de una invitación formal

En estas invitaciones no puedes querer informar lo mismo que informarías si fuera una invitación informal, ya que se debe regir una serie de puntos para que sea totalmente correcto. Estos puntos son:

• Se debe incluir el nombre de los anfitriones o de los organizadores: Es muy importante que exista este punto, ya que pueden existir personas demasiado relevantes que tienen muchas invitaciones a fiestas y no pueden acudir a todas. Por tal motivo, el nombre de los anfitriones debe ser sobresaliente para que llame la atención.
• Dirección del lugar: Lo que se debe incluir en la invitación es el lugar específico, sino puedes colocarla, simplemente coloca un mapa para que todos puedan llegar.
• Fecha y hora: Trata de siempre colocar la hora media antes del comienzo del evento para que todos estén presentes a la hora de empezar dicho acto.
• Vestuario: Por lo general, las invitaciones formales requieren de una estricta vestimenta, es decir, no pueden ir como irían a cualquier fiesta informal. En muchas invitaciones se puede decir solamente: “Ir con vestimenta formal” pero ¿qué significa esto? Básicamente es: Los hombres con Smoking y las mujeres en vestido.
• Pases o número de entrada: Esto es algo esencial en la invitación y en la fiesta, ya que antes de realizarlos, se debe contar cuantas personas caben en el espacio previamente pensado para el evento. De allí, se sacará la cuenta para cada persona en específico. Evita invitar a más personas de las que caben en el dicho lugar, ya que así evitarías que se quedara gente sin puesto o simplemente sin disfrutar verdaderamente del evento.

Finalmente, las invitaciones formales son algo que debes tener en cuenta para toda la vida, ya que se utilizan en bodas, fiesta de quinceañeras, festejos empresariales, entre otros.